متخصص خدمات إدارية أول
Admin Services Senior Specialist
الرياض دوام كامل 2+ سنوات بكالوريوس
الغرض من الوظيفة: يقوم شاغلو هذا المستوى بتنفيذ العمل تحت إشراف طفيف من المتخصصين أو موظفي الإدارة وقد يشرفون على عمليات تشغيلية محددة وفقاً لسياسات وإجراءات وقواعس وإرشادات محددة. من الناحية التشغيلية، يجيبون على المكالمات وينقلونها، ويوفرون اللوازم المكتبية، ويفرزون ويسجلون المراسلات الواردة والصادرة.
مؤهلات ومتطلبات الوظيفة
- الحد الأدنى لخبرة 2 سنة في مجال ذي صلة
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو إدارة المكاتب أو ما يعادلها
الأدوار والمسؤوليات
- استقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل المتصل إلى الموظف أو الوظيفة ذات الصلة من خلال نظام PBX/السنترال
- حجز وحجز الغرف للاجتماعات والتدريب والمؤتمرات وتوفير الخدمات والمعدات اللازمة بالتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين
- تنظيم منطقة الاستقبال والمكاتب والحفاظ على نظافتها في جميع الأوقات لترك انطباع جيد على الزوار وتعزيز السمعة المهنية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
- الترحيب بالزوار والضيوف في مقر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وفقاً للبروتوكولات، وتوجيههم إلى الموقع المطلوب، ومتابعة التفويضات ذات الصلة وإصدار بطاقات الوصول
- مساعدة الضيوف والزوار من خلال تحديد احتياجاتهم وتلبية طلباتهم، إن وجدت، لضمان رضاهم
- توفير إمدادات من المعدات المكتبية لضمان تزويد الموظفين بمعدات جيدة للتعامل مع العمل اليومي
- تنسيق تخصيص المساحات للموظفين الجدد
- الحفاظ على الممارسات المهنية في التعامل مع الأطراف المختلفة مثل إدارة المكالمات الواردة وحزم البريد السريع والاتصالات الضريبية وما إلى ذلك
- تحديث أرقام امتدادات المكاتب والهواتف المحمولة لموظفي هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في قاعدة البيانات ذات الصلة بالتنسيق مع الجهات المعنية
- تنسيق مراسلات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بما في ذلك جمع وتنظيم وفرز وتسجيل والتوزيع المراسلات الواردة والصادرة إلى أصحاب المصلحة ذوي الصلة
- تسجيل المراسلات الواردة والصادرة وحزم البريد السريع في مستودع مركزي لأغراض التتبع وفقاً للإرشادات المحددة
- تنفيذ الرقمنة والأرشفة للمراسلات الواردة والصادرة
- التنسيق مع خدمات السائق وتسليم البريد لتسليم المراسلات والحزم البريدية السريعة الصادرة
- الامتثال لجميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل الموحدة ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة
- إجراء الأنشطة تحت إشراف دقيق
- تصعيد المشاكل المعقدة إلى الشخص ذي الصلة لضمان إغلاق الحالة أو المشكلة بكفاءة وفي الوقت المناسب
- تنفيذ المهام الأخرى حسب الطلب
المهارات المطلوبة
PBX/Switchboard System OperationCall Management and TransferOffice AdministrationReception and Guest ServicesCorrespondence ManagementSupply Chain CoordinationDatabase ManagementDocument Digitization and ArchivingProfessional CommunicationAdministrative Procedures Compliance
شارك هذه الوظيفة
تنبيهات ذكية
اختر متى نخبرك. · 1 مفعّل
كل وظائف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
جميع الوظائف الجديدة
وظائف في الرياض
وظائف جديدة في هذه المدينة
وظائف الموارد البشرية والتوظيف
وظائف في نفس المجال