منسق الأعمال

نظرة عامة

المسؤوليات

• **طلبات السفر التجاري للأساتذة:**
• معالجة طلبات السفر التجاري بعد موافقة العميد.
• تنظيم الرحلات الجوية، والفنادق، والنقل البري.
• الحفاظ على سجلات السفر الدقيقة والوثائق الداعمة.
• تنسيق حجوزات سيارات الأجرة أو سيارات الإيجار.
• تقديم المساعدة في نظام Concur والاستجابة للاستفسارات المتعلقة بالسفر.
• **مطالبات مصروفات الأساتذة:**
• معالجة المدفوعات ومساعدة الأساتذة ومجموعاتهم البحثية في مطالبات المصروفات.
• ضمان الامتثال للسياسات والمبادئ التوجيهية.
• **طلبات الزوار التجاريين:**
• تنسيق لوجستيات الزوار التجاريين مع قسم إعادة الانتقال في الموارد البشرية.
• معالجة التأشيرات، وحجوزات الفنادق، والمساعدة في المطار، والوصول إلى الحرم الجامعي.
• تسهيل تجديد التأشيرات الحكومية للأساتذة الزائرين، والخبراء الاستشاريين، والباحثين.
• **خدمات الطعام وحجوزات الغرف:**
• ترتيب خدمات الطعام في KAUST للمناسبات.
• إدارة حجوزات غرف المؤتمرات والاجتماعات.
• **المشتريات غير البحثية وطلبات تكنولوجيا المعلومات:**
• معالجة معدات تكنولوجيا المعلومات أو طلبات أخرى تتعلق بتكنولوجيا المعلومات.
• إدارة الهواتف المحمولة، والهواتف المكتبية، والحواسيب، وKAUST Connect، والبريد الإلكتروني، والوصول إلى الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN).
• طلب القرطاسية واللوازم المكتبية بناءً على طلب الأساتذة.
• الحفاظ على آلات التصوير الضوئي في المناطق المشتركة.
• دعم المشتريات من نوع الخدمة وتنسيق عمليات الدفع ذات الصلة.
• **تخصيص المكاتب والوحدات المكتبية:**
• تسهيل تخصيص المكاتب والوحدات المكتبية للأساتذة ومجموعاتهم.
• تنسيق متطلبات المفاتيح ووصول المساحات المكتبية.
• **دعم التدريب والتدريب:**
• دعم تدريب الأساتذة، بما في ذلك الوصول إلى الأنظمة، وتنسيق المعدات، والوثائق.
• التدريب على المنصات مثل بوابة الموظفين والمشتريات.
• دعم إنهاء خدمة الأساتذة، بما في ذلك عمليات فحص أصول تكنولوجيا المعلومات وإعادة المعدات.
• **العمليات الإدارية والتوثيق:**
• معالجة الوثائق التي تتطلب موافقة القسم أو مكتب العميد.
• متابعة الوثائق وضمان تخزينها بدقة وبشكل متسق.
• المشاركة في الاجتماعات الإدارية وتقديم التعليقات لتحسين تدفق العمل.
• تقديم التغطية لدورات أخرى في القسم أو لمنسقي الأعمال عند الحاجة.
• **التواصل مع الأقسام الداخلية:**
• التواصل مع الموارد البشرية، والمالية، والمشتريات، وتكنولوجيا المعلومات لدعم الاحتياجات التشغيلية.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة إدارية لا تقل عن 5 سنوات.
• يُفضل العمل في بيئة جامعية.
• يُفضل الخبرة في نظام SAP، وزندسك، والمشتريات Ariba.

المهارات

• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة أولويات متعددة.
• انتباه عالٍ للتفاصيل وقدرة فعالة على حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإكمال المهام في الوقت المناسب.
• عادات عمل مهنية مع الالتزام بمعايير الجامعة وأداب الأعمال.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية.
• مهارات تعاون قوية والقدرة على العمل مع مجموعات متنوعة.
• الإتقان في مايكروسوفت أوفيس والبرامج ذات الصلة (وورد، إكسل، باوربوينت، أدوات PDF).
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية.

المهارات المطلوبة