مساعد تنفيذي

مساعد تنفيذي

معلومات عامة عن الوظيفة

عنوان الوظيفة: مساعد تنفيذي

القسم: المكتب التنفيذي

المسؤول المباشر: المدير التنفيذي / القيادة العليا

المكان: مستشفى الملك فيصل المتخصص / الرياض، المملكة العربية السعودية

التصنيف الوظيفي: TBC

ملخص الدور

يوفر مساعد التنفيذي دعمًا تنفيذيًا وتشغيليًا وتنسيقيًا رفيع المستوى للقيادة العليا، مع ضمان تنفيذ الأولويات الاستراتيجية بسلاسة. يعمل الدور كمركز تنسيق مركزي عبر الأقسام، لضمان الاتساق والمتابعة والتواصل الفعال.

إدارة جداول المواعيد المعقدة والديناميكية، وضمان ترتيب الأولويات للمبادرات الاستراتيجية، والاجتماعات القيادية، ومتطلبات الحوكمة

التنبؤ بالنزاعات في الجدولة وحلها بشكل استباقي مع تحسين استخدام وقت القيادة

إعداد مواد إحاطة عالية الجودة، بما في ذلك الملاحظات الخلفية، والملخصات، والعروض التقديمية، ووثائق دعم القرار

تتبع تنفيذ أولويات القيادة والمبادرات عبر الأقسام

الحفاظ على متابعات وهياكل مراقبة منظمة لرصد التقدم، والمواعيد النهائية، والمساءلة

متابعة أصحاب المصلحة الداخليين لضمان التسليم في الوقت المحدد، وتصعيد التأخيرات عند الضرورة

تنسيق اللجان التنفيذية، ولجان التوجيه، ومنتديات الحوكمة

إعداد جداول الأعمال المتوافقة مع أولويات الأعمال ومتطلبات القرار

توثيق القرارات الرئيسية، والمخاطر، ومواد العمل، وضمان التتبع والإغلاق الكاملين

القيام بدور نقطة التنسيق الرئيسية بين القيادة وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين

صياغة رسائل القيادة، والتقارير، والمراسلات الرسمية

التعامل مع المعلومات السرية والحساسة باحترافية وسرية

الحفاظ على التوثيق المنظم، وأنظمة الملفات، والسجلات

تنسيق اللوجستيات للاجتماعات التنفيذية، والأحداث، والاجتماعات الخارجية

تحسين العمليات الإدارية والتنسيقية بشكل مستمر

المصفوفة الرئيسية للأداء

ضمان الاستخدام الأمثل لوقت القيادة من خلال الجدولة الفعالة وترتيب الأولويات

الحفاظ على معدل إكمال مرتفع لمواد العمل ضمن المواعيد المتفق عليها

تقديم مواد تنفيذية عالية الجودة مع الحد الأدنى من إعادة العمل

إظهار التنسيق الاستباقي والاستجابة لأصحاب المصلحة

ضمان أن تكون اجتماعات الحوكمة منظمة، وموثقة، ومغلقة

المؤهلات المطلوبة

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة

6-10 سنوات من دعم كبار المسؤولين التنفيذيين

المهارات الأساسية

التنسيق التنفيذي

التميز في التواصل

السرية

الفعالية التنظيمية

إدارة أصحاب المصلحة