مساعد إداري

نظرة عامة

المسؤوليات

• **إدارة تقويم OUL:**
• جدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات.
• تنسيق الجداول الزمنية لضمان كفاءة الوقت.
• **التنسيق والتواصل:**
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
• معالجة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل.
• **إعداد التقارير والوثائق:**
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى حسب احتياجات OUL.
• ضمان دقة واكتمال الوثائق.
• **إدارة السجلات والملفات:**
• الحفاظ على سجلات دقيقة وسرية، ومحاضر الاجتماعات، وموضوعات العمل.
• تنظيم وتخزين الملفات والوثائق المتعلقة بإدارة القسم.
• **تنسيق الاجتماعات:**
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الإدارة، بما في ذلك الجدولة وإعداد جداول الأعمال.
• توزيع مواد الاجتماع على المشاركين.
• **متابعة المهام:**
• تتبع موضوعات العمل والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات، وضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.
• **المهام المكتبية:**
• أداء المهام المكتبية العامة مثل طلب اللوازم، وإدارة المعدات، وطلبات الميزانية.
• الحفاظ على بيئة عمل نظيفة ومنظمة.
• **إدخال وتحديث البيانات:**
• إدخال وتحديث البيانات في جداول البيانات وقواعد بيانات الموظفين.
• **إدارة الموارد البشرية:**
• المساعدة في تنسيق جداول الموظفين والتغطية والمهام الإدارية الأخرى.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والالتزام بتنظيمات الخصوصية.
• **دعم الامتثال:**
• دعم الامتثال لتنظيمات الرعاية الصحية ومعايير الاعتماد والسياسات الداخلية.
• **دعم التوظيف والموارد البشرية:**
• ترتيب عمليات التوظيف والمقابلات.
• التواصل بشأن الشواغر والترقيات.
• تسهيل برامج تعريف الموظفين الجدد.
• **إدارة السجلات والبيانات:**
• الحفاظ على سجلات تطبيقات السلم الوظيفي والموافقات.
• إدارة البيانات المتعلقة بالانخفاض والاحتفاظ ومعدلات الشغور.
• **دعم المشاريع:**
• دعم OUL في المشاريع والمبادرات الخاصة، بما في ذلك البحث وجمع البيانات.
• مراقبة تقدم المشروع والإبلاغ عن المعالم والنتائج.
• **خدمة العملاء:**
• تقديم خدمة عملاء ممتازة لجميع الموظفين، ومعالجة الاستفسارات وتوجيههم إلى الموارد المناسبة.

المزايا والمهارات

• القدرة على إدارة الوقت بفعالية وتنسيق الجداول الزمنية.
• مهارات تواصل ممتازة، سواء المكتوبة أو الشفهية.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على السجلات الدقيقة.
• مهارات تنظيمية قوية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وفي فريق.
• الالتزام بالسرية والامتثال لتنظيمات الخصوصية.
• مهارات في إعداد التقارير والعروض التقديمية.
• القدرة على إدارة المهام المتنوعة والمتعددة الأولويات.

المهارات المطلوبة